Secretaresse, personal assistant, officemanager, directiesecretaresse, managementassistent en bestuurssecretaresse. Ik zie deze benamingen regelmatig voorbij komen in functieprofielen en in beschrijvingen van trainingen en opleidingen. Wat zijn de verschillen tussen deze functies? Welke taken horen bij welke functienaam? Wat zegt een functienaam eigenlijk? Graag geef ik mijn visie op deze functiebenamingen.

Secretaresse
De functie secretaresse staat voor een brede ondersteunende functie waarbij diverse secretariële taken worden verricht. Dan kun je denken aan: agendabeheer, archiveren, correspondentie, ondersteuning bij bijeenkomsten en vergaderingen. Deze taken zijn herkenbaar in de meeste secretaressefuncties met alle mogelijke variaties aan extra taken. Het secretaressevak is breed en afhankelijk van de inrichting van de organisatie. De toevoegingen afdelings-, bestuurs-, directie- of management- geven alleen aan voor wie de secretariële taken verricht worden. De termen medisch en juridisch zeggen iets over de branche waarin de secretaresse werkzaam is.

Privé
De toevoeging van het woord “privé” aan de functienaam van secretaresse gaf oorspronkelijk aan dat de secretaresse ook het privésecretariaat voerde naast het zakelijke secretariaat. Veel directeuren en managers hebben privé nevenfuncties of verplichtingen die secretariële taken met zich meebrengen. Denk bijvoorbeeld aan maatschappelijke bestuursfuncties als het voorzitterschap van een goed doel. Vandaag de dag zie ik vaak de Engelse term “personal assistant” die aangeeft dat er exclusief voor één persoon wordt gewerkt. In sommige branches als bijvoorbeeld de artiestenwereld betekent personal assistent echter dat de assistent ondersteuning biedt op het persoonlijk vlak: van chauffeur tot butler of van boodschappenhaler tot wandelende agenda.

Managementassistente
De term managementassistent werd geïntroduceerd om aan te geven dat de secretaresse in kwestie meer taken verrichtte. De secretaresse ging letterlijk zoals de functienaam zegt de directeur of manager assisteren bij diens taken. Goed opgeleide secretaresses zijn vaak prima in staat om enkele managementtaken voor te bereiden en/of deels af te wikkelen voor of namens het management. De manager is en blijft eindverantwoordelijk, maar krijgt assistentie zodat er efficiënt en effectief gewerkt kan worden. Later gingen opleidingsinstituten deze naam massaal gebruiken. Het idee daarbij was dat deze naam zou leiden tot een toename van het aantal mannen in het beroep. Er is namelijk geen mannelijke variant van het woord secretaresse. Deze opzet is overigens niet geslaagd.

Officemanager
Ook hier een functienaam die in oorsprong letterlijk werd genomen: de manager van het kantoor. Denk hierbij aan een leidinggevende van secretaresses, administratief medewerkers, telefonistes, receptionistes, schoonmakers en/of kantinemedewerkers. Naast het leidinggevende aspect is een officemanager vaak verantwoordelijk voor zaken als documentenbeheer, inkoop en wagenparkbeheer. De functie kwam vaak voor als een combinatiefunctie: officemanager/directiesecretaresse.

Huidige praktijk
Je merkt dat ik in de verleden tijd schrijf. Dat is niet zonder reden. De functienamen in ons beroep zijn niet beschermd of formeel vastgelegd. Dat betekent dat iedereen de functienamen kriskras door elkaar kan gebruiken met alle gevolgen van dien. Wat de ene organisatie een secretaresse noemt, heet in de andere een assistant of andersom. De mbo-opleiding voor secretaresse op niveau 4 heet tegenwoordig officemanager. Dat klinkt misschien wel leuk maar kan ook tot pijnlijke misverstanden leiden die het imago van het vak niet ten goede komen. Een functienaam zegt tegenwoordig niet veel meer over de oorspronkelijke inhoud. Zelf gebruik ik daarom graag het woord secretaresse. Dan weet iedereen welke beroepsgroep ik bedoel. En gelukkig hoef ik ook steeds minder vaak uit te leggen dat het secretaressevak een mooi vak is waarbij op verschillende taakgebieden en functieniveaus gewerkt wordt. En daar gaat het uiteindelijk om, vind ik.

‘s-Hertogenbosch, juli 2018
Diana Mouw-van Riel