Verbetering van de kwaliteit op de ondersteuning: steeds meer organisaties en bedrijven maken nieuwe keuzes bij de invulling van hun secretariële ondersteuning. Voorheen was mbo de norm, nu zie je in bijna alle interessante vacatures een hbo-opleiding als harde eis. Intern kun je als secretaresse met een mbo-diploma ver komen op basis van ervaring en persoonlijkheid. Maar als je om wat voor reden weer moet gaan solliciteren dan val je onherroepelijk buiten de boot. Dat is cru voor een grote groep secretaresses maar helaas wel de harde realiteit op de huidige arbeidsmarkt. Tijd om in actie te komen dus.

Er wordt verschil gemaakt
Ik zie steeds vaker dat 1-op-1-ondersteuning alleen beschikbaar is voor managers aan de top. Zij krijgen uitgebreide managementondersteuning inclusief agenda- en e-mailbeheer. Ze verwachten een proactieve assistent die mee kan denken over organisatievraagstukken en strategische keuzes. Andere managers worden geacht zelf hun agenda en e-mail te doen en krijgen alleen genormeerde en afgebakende ondersteuning vanuit een secretaresseteam. Ik verwacht dat al snel alleen secretaresses op hbo-niveau nog 1-op-1 werken en mbo-secretaresses grotendeels werken in een shared service centrum of erger nog: hun baan verliezen. Secretaresses moeten hier nu al op anticiperen.

Wat past bij jou?
Iedere organisatievorm heeft voor- en nadelen voor alle betrokkenen en biedt ook mooie kansen voor de toekomstige secretaresse. Daar ben ik van overtuigd. De vraag is wat het beste bij jou als secretaresse past? Nu en in de toekomst? Vind jij het prettig om te werken binnen een team en je verder te specialiseren op onderdelen? Ga je dan specialiseren in het Officepakket, SharePoint of het schrijven en redigeren van teksten. Of wil jij liever met een breed takenpakket 1-op-1 werken met een manager? In dat geval is het noodzakelijk dat jij aantoonbaar een opleiding op hbo-niveau of hoger hebt. Een verkort programma volstaat dan uitstekend naast je werkervaring.

Proactief en op niveau
In veel organisaties werkten secretaresses standaard 1-op-1 of wellicht 1-op-2. Dit gaf veel duidelijkheid voor zowel de manager als voor de secretaresse. Daarnaast kon de onderlinge samenwerking door de persoonlijke afstemming groeien naar meer maatwerk. De secretaresse kon steeds beter inspelen op specifieke wensen en ook zelfstandig inschatten hoe zaken afgehandeld moesten worden zonder overleg vooraf. Door deze proactieve werkwijze groeiden veel secretaresses in de uitvoering van hun functie: van uitvoerende taken naar voorbereidende of zelfs gedelegeerde taken. Een situatie die door veel secretaresses en hun managers werd en wordt gewaardeerd. Vanwege de hoge kosten, is deze manier van werken een uitzondering aan het worden en alleen weggelegd voor de Raad van Bestuur, hoofddirectie en andere topmanagers.

‘s-Hertogenbosch augustus 2017
Diana Mouw-van Riel