Veel ervaren secretaresses willen op enig moment graag leiding gaan geven. Zij zien een nieuwe uitdaging in het coachen van collega’s en het bewaken van de kwaliteit van alle werkzaamheden van het team. Een logische stap op het loopbaanpad van ambitieuze secretaresses die alle secretariële werkzaamheden van hun organisatie beheersen. Toch valt het vaak niet mee dat leidinggeven. Als je niet goed oplet, ben je zelfs de gebeten hond.

Tegenstrijdige belangen

Leidinggeven vraagt om een goede afweging van alle belangen. De belangen van individuele secretaresses, het team als geheel en de hele organisatie. Als leidinggevend secretaresse is het jouw verantwoordelijkheid de belangen en doelstellingen van de organisatie zo goed mogelijk te vertalen naar het secretariaat. En dan vervolgens het uiteindelijke besluit, dat vast niet bij iedereen populair zal zijn, goed uit te leggen aan de secretaresses; benoem de belangrijkste overwegingen om tot het besluit te komen en erken eventuele nadelen. Maak echter niet de fout om eenmaal genomen besluiten openlijk in jouw teamoverleg te bekritiseren. Dat lijkt misschien loyaal naar je team, maar het ondergraaft uiteindelijk je eigen positie.

Verschil aardig en waardig

Een leidinggevend secretaresse heeft andere competenties nodig voor haar taken dan een secretaresse die geen leidinggevende verantwoordelijkheid heeft. Als je start met leidinggeven moet je al snel onder ogen zien dat niet iedereen je aardig zal vinden. Dat komt omdat je soms besluiten moet nemen die niet goed vallen bij de ander. Als je graag aardig gevonden wordt, krijg je automatisch een probleem. Waardig is in mijn ogen de overstijgende trap van aardig. Het betekent dat je een stapje verder gaat in je professionaliteit. Je handelt weloverwogen en standvastig. Als iemand het niet met je eens is, dan luister je zorgvuldig, stel je verduidelijkende vragen en neem je de feedback serieus. Maar onterechte kritiek of collega’s die je niet aardig vinden, hebben geen invloed op eenmaal genomen besluiten.

Als leidinggevend secretaresse tref je veel en regelmatig dit soort valkuilen op je weg. Zonder een gedegen opleiding en/of managementaanpak loop je het risico al snel de “gebeten hond” te zijn. Onze nieuwe leergang post-hbo leidinggeven aan secretaresses is een ideale basis om de veelgemaakte missers te voorkomen.

‘s-Hertogenbosch, juni 2018
Diana Mouw-van Riel